Contratto di Trattamento Dati (DPA)

Ultimo aggiornamento: 29 ottobre 2026

Il presente Contratto di Trattamento Dati ("DPA") disciplina il trattamento dei dati personali effettuato da Tirrena Frigo SRLS ("Responsabile del Trattamento") per conto dell'Azienda cliente ("Titolare del Trattamento"), nell'ambito dell'utilizzo del Servizio Team-Tec, in conformità al Regolamento UE 2016/679 (GDPR).

1. Definizioni

"Dati Personali": qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile trattata nell'ambito del Servizio.
"Trattamento": qualsiasi operazione eseguita sui Dati Personali (raccolta, registrazione, conservazione, consultazione, comunicazione, cancellazione).
"Titolare del Trattamento": l'Azienda che utilizza Team-Tec e determina le finalità e i mezzi del trattamento dei propri dati.
"Responsabile del Trattamento": Tirrena Frigo SRLS, che tratta i dati per conto del Titolare.

2. Oggetto e durata

Il presente DPA regola il trattamento dei dati personali inseriti dall'Azienda nel Servizio Team-Tec (dati di clienti, tecnici, interventi). Il DPA ha la stessa durata del contratto di servizio e cessa automaticamente alla cancellazione dell'account.

3. Natura e finalità del trattamento

Il Responsabile tratta i Dati Personali esclusivamente per:

• Erogare le funzionalità del Servizio Team-Tec (gestione interventi, clienti, tecnici, F-Gas)
• Garantire la sicurezza, disponibilità e integrità del Servizio
• Fornire assistenza tecnica su richiesta del Titolare

È escluso qualsiasi trattamento per finalità proprie del Responsabile non autorizzate dal Titolare.

Verifiche di integrità. Per finalità di assistenza e di sicurezza del Servizio, il Responsabile può eseguire verifiche automatiche sui dati dell'Azienda che producono soltanto conteggi e tipi di anomalia (per esempio articoli con giacenza negativa o interventi assegnati a utenti non più attivi), senza consultarne i contenuti. L'esito può essere comunicato al Titolare dell'Azienda, che consulta i dettagli e li corregge in autonomia dalla funzione Controllo dati.

4. Tipologia di dati trattati

Nell'ambito del Servizio possono essere trattati:

• Dati anagrafici dei clienti dell'Azienda (nome, indirizzo, telefono, email) e le richieste di assistenza che inviano tramite il link diretto, se l'Azienda lo attiva
• Dati dei tecnici e degli altri utenti (nome, email, ruolo, patentini e relative scadenze, mezzo assegnato, spese e assenze)
• Eventuali certificati allegati alle assenze, che possono contenere dati relativi alla salute (art. 9 GDPR): l'Azienda li carica solo se necessario e sotto la propria responsabilità
• Dati operativi (interventi, note, foto, firme dei clienti sui rapportini, ricambi, gas refrigeranti e impianti, documenti, movimenti di cassa, messaggi della chat aziendale)
• Documenti del personale, se l'Azienda usa la sezione "Dipendenti" (piano Business): buste paga, certificazioni dei redditi (CU), contratti, comunicazioni e attestati inviati dall'Azienda ai propri dipendenti, che contengono tra l'altro dati sulla retribuzione; per ciascun documento si registra anche se e quando il destinatario lo ha aperto
• Dotazioni assegnate ai dipendenti (carte carburante, Telepass, SIM aziendali, chiavi, tessere), con numero, scadenza ed eventuali foto. Il Servizio invita a non inserire mai codici PIN
• Compensi dati ai dipendenti (contanti, buoni spesa, buoni carburante, premi, rimborsi), con importo, data, nota ed eventuale ricevuta, e i relativi totali
• Dati retributivi del personale dell'Azienda ricavati dai cedolini e dal riepilogo paghe del consulente del lavoro (piano Business): dati identificativi (nome, codice fiscale, qualifica, data di assunzione), importi del mese (lordo, contributi, ritenute, buoni pasto, netto, TFR), ore di ferie, permessi, R.O.L., ex festività e banca ore, totali e costo aziendale. I file PDF sono elaborati sul dispositivo dell'utente e non sono trasmessi né conservati dal Responsabile; l'accesso è limitato al Titolare dell'Azienda, all'interessato per i propri dati e, secondo le impostazioni scelte dal Titolare, al personale d'ufficio
• Dati tecnici delle richieste di accesso da computer confermate con l'app sul telefono (browser e sistema operativo, indirizzo IP, ora, utente che conferma), conservati per il solo tempo necessario a completare l'accesso, di norma pochi minuti
• Compensi corrisposti dall'Azienda a persone esterne all'organizzazione che non utilizzano il servizio (nome, ruolo facoltativo, importo, data, nota), consultabili dal Titolare dell'Azienda e dal personale d'ufficio; l'informativa a tali interessati resta a carico dell'Azienda
• Riepiloghi annuali del registro F-Gas (quantità di inizio e fine anno per ogni gas), non modificabili dopo la chiusura, e impostazioni di oscuramento degli anni chiusi con la relativa password, conservata solo come impronta crittografica non reversibile
• Operazioni di ripristino dell'accesso degli utenti dell'Azienda, eseguite dal Titolare dell'Azienda o, su sua richiesta, dal personale di assistenza del Responsabile (riattivazione dell'account, revoca delle sessioni, invio del link di reimpostazione della password o creazione di una password temporanea non conservata), registrate nel registro attività dell'Azienda. Il blocco all'apertura con riconoscimento biometrico avviene esclusivamente sul dispositivo dell'utente: il Responsabile non tratta dati biometrici
• Dati letti, su attivazione del Titolare dell'Azienda e in sola lettura, dall'account Fatture in Cloud dell'Azienda: totali dei documenti ricevuti (fornitore, partita IVA, data, importo, categoria) e righe delle fatture d'acquisto selezionate dall'Azienda; totali delle fatture di vendita e delle note di credito (cliente, data, importo imponibile); F24 (scadenza, importo, stato di pagamento), elenco dei fornitori e, per i clienti collegati, dati di fatturazione (denominazione, partita IVA, codice fiscale, sede legale, PEC, codice destinatario). Il Responsabile non scrive dati su Fatture in Cloud; il token di accesso è conservato esclusivamente lato server ed è revocabile dall'Azienda
• Promemoria degli interventi inviati via email, su attivazione dell'Azienda, ai contatti dei clienti indicati dall'Azienda (indirizzo email, data, fascia oraria, indirizzo e motivo dell'intervento), tramite il sub-responsabile Brevo
• Fotografie delle targhette degli apparecchi caricate dagli utenti con la funzione "Leggi la targhetta" (piano Business), trasmesse al sub-responsabile Anthropic PBC esclusivamente per l'estrazione dei dati tecnici e non conservate dal Responsabile
• Dati di magazzino e prezzi: articoli del catalogo con codici del fornitore, prezzi di acquisto e di vendita, fornitori, giacenze, movimenti di carico e scarico, inventari mensili, listini per fornitore e tariffe usate per il prezzo suggerito
• Dati ricavati dalle fatture elettroniche dei fornitori importate dall'Azienda: il file XML è elaborato sul dispositivo e non è conservato dal Responsabile; si conservano solo descrizioni, codici, quantità e prezzi degli articoli, il nome del fornitore e il numero e la data della fattura
• Dati di fatturazione dell'Azienda (P.IVA, intestazione, indirizzo)

5. Obblighi del Responsabile

Tirrena Frigo SRLS si impegna a:

• Trattare i Dati Personali solo su istruzione documentata del Titolare
• Garantire che le persone autorizzate al trattamento si siano impegnate alla riservatezza
• Adottare misure tecniche e organizzative adeguate per garantire la sicurezza dei dati
• Non cedere i dati a terzi senza autorizzazione, salvo i sub-responsabili di cui all'art. 7
• Assistere il Titolare nell'esercizio dei diritti degli interessati
• Cancellare o restituire tutti i Dati Personali alla cessazione del Servizio
• Notificare al Titolare eventuali violazioni dei dati entro 72 ore dalla scoperta

6. Obblighi del Titolare

L'Azienda che utilizza Team-Tec si impegna a:

• Trattare i dati inseriti nel Servizio in conformità al GDPR e alla normativa applicabile
• Fornire adeguata informativa agli interessati (clienti, tecnici) sul trattamento dei loro dati
• Raccogliere i consensi necessari prima di inserire dati personali nel Servizio
• Notificare tempestivamente al Responsabile eventuali istruzioni specifiche sul trattamento

7. Sub-responsabili del trattamento

Il Titolare autorizza l'utilizzo dei seguenti sub-responsabili per l'erogazione del Servizio:

• Google LLC (Firebase / Google Cloud) — ricerca degli indirizzi e calcolo della posizione dei clienti (Google Maps Platform), infrastruttura cloud, database, autenticazione, archiviazione dei file, notifiche, hosting, verifica di sicurezza delle richieste (App Check / reCAPTCHA). Il database si trova nella regione europea eur3 (Belgio e Paesi Bassi); alcune funzioni server operano nella regione us-central1 (Stati Uniti). Sede: USA. Garanzie: Standard Contractual Clauses, certificazione ISO 27001. Informativa
• Stripe Inc. — gestione pagamenti e abbonamenti. Sede: USA. Certificazione PCI DSS Level 1. Informativa
• Brevo SAS — invio delle email: comunicazioni di servizio, rapportini e riepiloghi che l'Azienda invia ai propri clienti, copie di backup automatiche all'indirizzo scelto dall'Azienda (se attivate). Sede: Francia (UE). Informativa
• Google (Google Play) — distribuzione dell'app Android e verifica dell'integrità dell'app (Play Integrity).
• Anthropic PBC — lettura dei dati tecnici dalle foto delle targhette degli apparecchi (funzione "Leggi la targhetta", piano Business); le foto non sono conservate dal Responsabile. Sede: USA, con trasferimento basato sulle Clausole Contrattuali Standard. Informativa

In caso di modifiche ai sub-responsabili, il Titolare verrà informato con almeno 15 giorni di anticipo.

8. Trasferimenti internazionali

Alcuni sub-responsabili hanno sede negli USA, e alcune funzioni server del Servizio operano nella regione Google us-central1 (Stati Uniti): i dati elaborati da queste funzioni possono quindi transitare fuori dall'Unione Europea. I trasferimenti avvengono nel rispetto del GDPR tramite Standard Contractual Clauses e/o certificazioni equivalenti.

9. Misure di sicurezza

Il Responsabile adotta le seguenti misure di sicurezza:

• Crittografia dei dati in transito (HTTPS/TLS) e a riposo
• Autenticazione a più fattori per l'accesso ai sistemi di gestione
• App Check (verifica che le richieste provengano dall'app autentica) su tutte le funzioni server riservate agli utenti; le sole eccezioni sono le funzioni usate dalle pagine pubbliche (link diretto del cliente e scheda impianto tramite QR), che funzionano solo se l'Azienda le ha attivate, sono accessibili solo con il link o il codice specifico e restituiscono solo i dati strettamente necessari
• Separazione dei dati tra aziende diverse e regole di accesso granulari per ruolo (Titolare, Ufficio, Tecnico), verificate lato server
• Password con requisiti minimi di sicurezza (almeno 8 caratteri, una maiuscola, un numero e un simbolo) e conferma dell'indirizzo email
• Limiti al numero di email che possono essere inviate dal Servizio, contro gli usi impropri
• Documenti e compensi del personale riservati: ogni dipendente vede solo i propri; i documenti indirizzati al titolare dell'Azienda li vede solo lui; i file sono in un'area separata dell'archivio con regole di accesso proprie, verificate lato server
• Cestino: i dati eliminati restano recuperabili per 30 giorni, poi vengono cancellati definitivamente insieme ai file allegati. Fanno eccezione i documenti del personale, che per riservatezza vengono cancellati subito
• Backup automatici dell'infrastruttura gestiti da Google Firebase; inoltre l'Azienda può scaricare in ogni momento una copia completa dei propri dati e, se lo attiva, riceverla periodicamente per email

10. Conservazione e cancellazione

I Dati Personali sono conservati per tutta la durata del contratto di servizio. Gli elementi eliminati dall'Azienda restano nel Cestino per 30 giorni, poi vengono cancellati definitivamente; i documenti del personale eliminati vengono invece cancellati subito. Il periodo di conservazione dei documenti del personale (ad esempio le buste paga) è stabilito dall'Azienda in base agli obblighi di legge che la riguardano. Le segnalazioni tecniche automatiche degli errori, che non contengono dati dei clienti né degli interventi, vengono cancellate quando il problema è risolto e comunque entro 12 mesi. Alla cancellazione dell'account, i dati vengono eliminati entro 30 giorni dalla richiesta. Il Titolare può esportare i propri dati in qualsiasi momento tramite le funzioni di esportazione disponibili nel Servizio.

11. Violazioni dei dati

In caso di violazione dei dati personali (data breach), il Responsabile notifica al Titolare l'accaduto entro 72 ore dalla scoperta, fornendo tutte le informazioni necessarie per adempiere agli obblighi di notifica al Garante e agli interessati.

12. Contatti del Responsabile della Protezione dei Dati

Per qualsiasi questione relativa al trattamento dei dati:
Tirrena Frigo SRLS
Email: amministrazione@team-tec.it